A importância do controle de ponto para o fechamento contábil

O controle de ponto é, antes de tudo, um procedimento que compõe a gestão estratégica de uma empresa. Afinal, este registro fornece todas as informações acerca da jornada de trabalho de um funcionário, incluindo horas extras, faltas e atrasos. Ou seja, esse gerenciamento entrega ao gestor os dados necessários para fazer o fechamento da folha salarial.

Uma visão mais conservadora pode, de fato, enxergar essa gerência como mera burocracia ou até mesmo uma forma de “vigiar” os funcionários. A realidade, no entanto, é que essa gestão é uma forma de garantir que sejam respeitados os direitos e deveres do funcionário e da empresa. Neste artigo, você fica por dentro da importância do controle de ponto para o fechamento contábil.

■O que é controle de ponto?

O controle de ponto é, em tese, o movimento de registrar todas as etapas da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Nesse sentido, gerenciar o ponto significa tomar nota de todos os horários que compõem um dia de serviço, assim disponíveis:

Entrada;
Pausa para almoço;
Retorno;
Saída.

Esses dados coletados no controle de ponto são indispensáveis para que a empresa mantenha sua organização e garanta o cumprimento correto da jornada laboral de um determinado colaborador.

■O que diz a lei sobre o registro de ponto?

No Brasil, o controle de ponto é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 funcionários. A empresa, no entanto, tem a liberdade legal de escolher escolher o tipo de sistema que deseja adotar, podendo ser feito manualmente, mecanicamente ou eletronicamente.

Publicada em novembro de 2021, a Portaria 671 do MTE desburocratiza uma série de processos associados à legislação trabalhista. No que diz respeito ao controle de ponto, dois artigos precisam ser observados.

Art. 73 da Portaria 671

O “sistema de registro eletrônico de ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e saída dos trabalhadores em registro eletrônico”.

Art. 75 da Portaria 671

“É obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto”:

Registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
Registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
Registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Em parágrafo único, este artigo esclarece que os “coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares)”. Por fim, entende-se que controle de ponto é uma obrigação legal, que garante transparência e honestidade em uma relação trabalhista. Para facilitar, esse trabalho pode ser feito de forma automatizada, conforme você confere mais adiante.

Os benefícios do controle de ponto para fechamento contábil

Primeiramente, você precisa saber que, dos tipos de controle de ponto previstos na lei, o REP-A é o que conta com o que há de mais moderno na tecnologia. Afinal, esse sistema dispensa quaisquer equipamentos instalados nas paredes, ou seja, funcionam 100% no computador ou em gadgets como smartphones e tablets.

A seguir, iremos conferir algumas vantagens que o controle de ponto traz para o fechamento contábil de sua empresa.

■Evita processos trabalhistas

Milhões de empresas recebem processos trabalhistas, justamente por não controlar a jornada de trabalho dos colaboradores. O controle de ponto eficiente é um retrato fiel da realidade sobre a frequência do trabalhador. Dessa forma, oferece à empresa o respaldo jurídico, caso venha a sofrer como alguma eventual acusação trabalhista.

■Reduz custos operacionais

Uma vez que funciona de forma automatizada, o controle de ponto elimina os erros que podem acontecer em uma folha de pagamento, ou seja, os registros evitam pagamentos indevidos. Além disso, poupa o tempo gasto no fechamento contábil e libera o responsável para a realização de tarefas mais intelectuais e estratégicas.

■Contém gastos

Já parou para pensar que você pode estar pagando por horas extras desnecessárias? O controle de ponto digital, ou seja, nos padrões REP-A, é a ferramenta de gestão ideal para monitorar e justificar o trabalho extra.

Qual o melhor controle de ponto?

No mercado desde 2017, o controle de ponto digital Genyo cumpre todas as determinações dos instrumentos jurídicos que regem a questão trabalhista no Brasil. Além do respaldo da lei, a plataforma oferece uma série de vantagens para o fechamento contábil de sua empresa. Abaixo, você confere esses principais benefícios.

Para começar, todas as informações de registro de ponto dos funcionários são armazenadas em sistemas próprios e salvas em nuvem para que você possa acessar quando e onde quiser. Os cálculos são feitos automaticamente, fato este que rende zero margem de erro no controle de ponto online. Além disso, o sistema é blindado do ataque de hackers e de quaisquer formas de fraudes.

Como funciona em ambiente online ou offline, seu funcionário precisa apenas acessar o app do Genyo e registrar os pontos de "entrada" ou "saída". Colaboradores externos também podem registrar atividades relacionadas à prestação de serviço dentro da plataforma. O sistema também foi planejado para validar a localização via GPS do local de onde o ponto foi batido.

Além disso, o sistema captura uma foto para verificação da identidade de quem registrou determinado ponto. Dessa forma, chega-se ao fim a era da má fé em que era possível um funcionário bater ponto no lugar do colega de trabalho. A plataforma entrega um conjunto de metas estratégicas que ajudam a gestão de pessoas da empresa a entender a produtividade de cada funcionário.

Dessa forma, a empresa tem mãos dados estatísticos e confiáveis para planejar promoções ou até mesmo lidar com feedbacks negativos e desligamentos. Por fim, mas não menos importante, é necessário frisar que além de fechar a folha salarial, Genyo calcula férias, horas extras, décimo terceiro, descanso semanal remunerado e todos os cálculos burocráticos do dia a dia da contabilidade.