9 ferramentas que toda empresa deve ter para não perder arquivos importantes

Nos dias de hoje, diante de tanta evolução digital e mesmo substituição dos arquivos físicos, as empresas acumulam uma quantidade imensa de dados. Isso vai desde informações confidenciais até registros cotidianos, distribuídos entre dispositivos fixos e móveis, incluindo celulares corporativos.

Portanto, a integridade e a segurança de todo esse acervo são vitais, pois qualquer comprometimento resulta em consequências catastróficas, de interrupções operacionais a danos à reputação da organização. Neste sentido, é indispensável que as organizações adotem ferramentas confiáveis que não apenas gerenciam, mas também protejam esses dados contra uma série de ameaças. Por exemplo, falhas de hardware, erros humanos, ataques de malware e desastres naturais. Ademais, para otimizar a comunicação entre a equipe, é comum transferir dados entre sistemas operacionais diferentes, como do Android para o iOS, dos celulares corporativos.

Como estes dispositivos contêm informações sensíveis, também precisam ser cobertos por
estratégias de proteção. Daí, surgem ferramentas como o Wondershare MobileTrans, essenciais para garantir, entre outras funções, a transferência segura e eficiente de dados. Ou seja, mensagens e outros arquivos críticos, além de oferecer opções de backup e restauração.

A gestão eficaz de arquivos é crucial para a sobrevivência e o sucesso de qualquer empresa. Mas, além do gerenciamento, é imprescindível falar dos riscos em perder dados. Isso pode ocorrer por diversos fatores, por exemplo:

Sendo assim, para mitigar os riscos associados à perda de dados, não só vale a pena, como é fundamental implementar uma variedade de ferramentas acessíveis e eficazes. E sim, existem várias delas que, de modo geral, ajudam a criar um ambiente seguro para armazenar e gerenciar informações críticas.

Além disso, permite realizar backups e restaurar informações de maneira eficiente, economizando tempo e proporcionando controle total do processo com apenas alguns cliques. A funcionalidade de backup e restauração do software, aliás, é compatível com PCs Windows e Mac. Ainda, permite a restauração de dados do Google Drive e iCloud diretamente para dispositivos iPhone ou Android. Assim, abrange:

A princípio, o controle de acesso é uma medida de segurança que define quem pode ou não acessar determinados recursos em uma rede ou sistema. De modo geral, funciona com base em políticas de segurança que identificam e autenticam usuários através de credenciais. Por exemplo, senhas, tokens certificados digitais ou biometria.

Ademais, a empresa pode estender esse controle para definir permissões de leitura, escrita e execução de arquivos. Assim, ajuda a prevenir acessos não autorizados e potenciais vazamentos de dados.

Os backups são cópias de segurança que permitem a recuperação de informações em caso de perda, seja por falhas técnicas, erros humanos ou desastres. Por isso, devem ser realizados periodicamente e armazenados em locais seguros.

De modo geral, essa guarda pode ser feita em dispositivos físicos ou virtuais, como em serviços de armazenamento em nuvem (dos quais falaremos logo mais). O ideal é que isso se dê fora do ambiente principal do trabalho. A estratégia de funcionamento geralmente segue o princípio 3-2-1: três cópias de dados, em dois tipos de mídia diferentes, com uma delas localizada off-site.

Softwares de monitoramento, em resumo, são sistemas que rastreiam e registram as atividades dos usuários e do sistema em tempo real. Deste modo, são capazes de detectar comportamentos anormais que porventura indicam uma ameaça, como um ataque de malware ou uma tentativa de intrusão.

Ou seja, são especialmente fundamentais para a gestão de logs, análise de eventos e alertas de segurança, permitindo que as equipes de TI respondam rapidamente a incidentes de segurança.

Aqui temos uma ferramenta não apenas para evitar que arquivos se percam, mas sobretudo proteger todo o sistema organizacional de um provável ataque. Um programa antivírus é projetado para detectar, prevenir e remover software mal-intencionado (malware). Entre os mais comuns, temos:

Em resumo, funciona escaneando arquivos e programas em busca de padrões conhecidos de malware. Além disso, monitora o comportamento dos programas em execução para identificar atividades suspeitas.

Quase um complemento da ferramenta anterior, trata-se de um sistema de segurança de rede que monitora e controla o tráfego de entrada e saída com base em regras de segurança predefinidas. Ou seja, atua como uma barreira entre a rede interna segura e a internet. Ainda, entre diferentes segmentos de uma rede.

Sendo assim, o firewall pode ser um dispositivo físico, ou um serviço de software. De qualquer forma, deve ser capaz de bloquear tráfego malicioso, prevenir ataques de rede e limitar a exposição de serviços vulneráveis.

Mais uma das ferramentas que toda empresa deve ter para proteger seus arquivos e sistemas operacionais. Tanto a criptografia quanto os protocolos de Segurança são tecnologias que codificam dados, tornando-os inacessíveis a indivíduos não autorizados. Aliás, estes programas são fundamentais para a segurança de dados em trânsito e armazenados, até mesmo em dispositivos móveis.

Não se trata exatamente de uma ferramenta, mas procedimentos que qualquer organização deve implementar no quesito de capacitação. De modo geral, os treinamentos de segurança servem para educar os funcionários sobre práticas seguras de manuseio de dados. Ao transmitir as boas práticas, sobretudo aquelas mais ligadas à atividade fim, ajudam a reduzir erros humanos e aumentar a conscientização sobre segurança da informação.

Nem é tão novidade assim falar que as empresas devem adotar os serviços de armazenamento em nuvem em seu cotidiano. Mas, de fato, não só organizações, como pessoas físicas. Estes programas oferecem uma solução flexível e escalável para o armazenamento de dados, pois permitem o acesso aos arquivos de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto e a colaboração.

Além disso, muitos ainda incluem funcionalidades de backup automático e recuperação de desastres, proporcionando uma camada adicional de segurança. Ademais, outras soluções incluem:

É importante que a empresa avalie suas necessidades específicas e implemente ferramentas, como o Wondershare MobileTrans, que melhor atendam aos seus requisitos de segurança da informação. De qualquer forma, implementando essas ferramentas, as organizações criam um ecossistema digital seguro, minimizando o risco de perda de dados e garantindo a continuidade dos negócios.