CRM para academias: o que é, como funciona e qual o melhor?

Conceitualmente, o CRM é a sigla para Customer Relationship Manager. Em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Quando falamos em produto, é muito conhecido por ser um sistema que contribui com a gestão dos alunos de uma academia - desde a captação, passando pela fidelização - e até mesmo o pós-venda.

No entanto, CRM pode ir muito além: também é visto como o conjunto de técnicas e estratégias usadas para garantir um relacionamento próximo e duradouro com os alunos - o qual pode ser otimizado, automatizado e potencializado por meio desse tipo de ferramenta.

Trabalhar com CRM na academia significa conectar dados estratégicos para planejar estratégias para melhorar a experiência dos alunos. E consequentemente, sua relação com a marca e empresa.

No final das contas, o que buscamos com o CRM na academia é a construção da confiança e fidelização - atributo essencial para garantir a previsibilidade num mercado que pode ser tão volátil.

A geração de insights e decisões estratégicas por meio de dados já não é mais novidade entre as grandes empresas. De acordo com a Forrester Research, organizações consideradas data driven (orientada por dados) cresceram mais de 30% ao ano, em 2018.

E o mercado fitness não fica de fora dessa! A cada dia surgem novas soluções, tecnologias e tendências baseadas na demanda do consumidor e em pesquisas de mercado. 

Além disso, sistemas de gestão integrada - desde as finanças até o relacionamento com os clientes, como é o caso do CRM da Tecnofit, são cada vez mais procurados. Só a Tecnofit atende mais de 6 mil clientes em todo o Brasil - os quais crescem, em média, 40% nos primeiros 12 meses de uso do sistema.

Com o CRM é possível criar, abastecer e monitorar um banco de dados completo dos clientes - o qual permite a personalização do atendimento e experiência dos mesmos, com a criação de estratégias de marketing direcionadas. Mas esse é só um dos benefícios de ter um CRM para academia. Abaixo listamos mais alguns. Confira:

Com tantos estímulos a todo instante, um dos grandes desafios das empresas é priorizar as suas metas - ainda mais quando falamos em Vendas. 

Vendedores precisam vender, mas muitas vezes eles acabam destinando boa parte das suas horas de trabalho na obtenção e análise de informações, criando planos de ações para conquistar mais clientes. Isso também é bem comum em academias e outras empresas do mercado fitness.

Com o auxílio de um CRM para academia, o time de Vendas e Comercial consegue acompanhar o passo a passo da evolução do cliente, desde o momento em que ele desperta o interesse no serviço, até a decisão pela conversão. Dessa forma, a prospecção fica muito mais fácil e assertiva. 

Outro obstáculo para o sucesso, principalmente em pequenas empresas, é a dependência dos trabalhos manuais e horas de burocracia. Com o CRM para academias, muitas dessas tarefas podem ser automatizadas, como agendamento de aulas, acompanhamento de pagamentos e cobranças, envio de lembretes e comunicações personalizadas.

Essas horas voltam como oportunidade para dar foco para aquilo que realmente interessa: gerar valor para a sua academia!

Foi-se o tempo em que as informações dos alunos das academias ficavam nas fichas de treinos, junto com os arquivos de dados pessoais. O CRM para academia permite o armazenamento e organização de informações, como: dados pessoais, histórico de atividades, frequência nas aulas, metas pessoais, entre outros.

E, em alguns casos, como no Tecnofit Gym, ele ainda tem integração com a maioria dos modelos de catracas do mercado Fitness e com o Gympass, facilitando a geração de relatórios integrados sem precisar investir em mais de uma plataforma.

Ao permitir o planejamento de experiências e comunicações personalizadas por meio do histórico dos alunos, eles certamente serão mais participativos e engajados, ao sentirem que são parte da academia - e não apenas mais um número.

E para potencializar esse relacionamento, é fundamental investir em ações e ativações paralelas, com ajuda dos insights gerados pelo CRM para academia. 

O CRM para academia também facilita o recebimento de feedbacks dos alunos. Dessa forma, as chances de melhorar a experiência dos clientes conforme as suas preferências por aulas, sugestões, percepções e expectativas é muito maior. Consequentemente, as chances de fidelização também.

Além disso, é uma ótima solução para planejar novas aulas e modalidades oferecidas pela academia, horários diferenciados, produtos e serviços ofertados, além da contratação de profissionais com determinadas especializações.

Outro diferencial do CRM para academia é a criação de relatórios periódicos, de acordo com as informações e intervalo de tempo que você definir.

Por meio deles, fica muito mais fácil visualizar e analisar os resultados obtidos, entender quais são as áreas com maior oportunidade e risco dentro da academia - onde vale a pena investir ou repensar a estratégia. Dessa forma, você garante um desempenho ainda melhor.

Essa vantagem foi abordada em alguns dos itens anteriores, mas vale a pena repetir: um dos maiores benefícios do CRM para academia é a possibilidade de ter dados integrados e confiáveis em mãos sobre os seus clientes, para que seja possível tomar decisões ainda mais estratégicas e assertivas.

Entre os dados obtidos por meio desse sistema, podemos citar: taxa de conversão, renovações de contrato, retenção de alunos, nível de satisfação, entre outros.

No entanto, é interessante lembrar que, em paralelo ao uso das informações internas, é fundamental acompanhar as tendências do mercado fitness para conectá-las à evolução do seu negócio.

Entre tantas vantagens, provavelmente algumas delas foram suficientes para te convencer sobre a relevância do CRM para a academia.

Então, lembre-se: em geral, esse tipo de ferramenta ajuda a melhorar a experiência do cliente, otimizando a comunicação e melhorando as chances de fidelização - o que, consequentemente, contribui com o crescimento da empresa.

As funcionalidades do CRM para academia variam de sistema para sistema. Entre elas, o cadastro de clientes, agendamento de aulas e serviços, comunicação e interação com os alunos, acompanhamento de pagamento e cobranças, geração de relatórios para análise, automatização de tarefas, entre outros.

Além disso, as funcionalidades também podem variar de acordo com a demanda da sua academia. No mercado estão disponíveis várias opções, desde soluções mais simples até sistemas mais robustos, com integrações com outros softwares e recursos avançados. Listamos abaixo alguns diferenciais do CRM da Tecnofit para você conferir:

O Sistema Tecnofit conta com uma funcionalidade para realização de pesquisas de satisfação por meio da metodologia NPS, o Termômetro de Satisfação.

Ao contratar essa modalidade, a ferramenta permite o envio de questionários por meio de notificações via aplicativo, e-mail e SMS. E à medida que os alunos respondem à pesquisa, é criado um dashboard intuitivo com os resultados para a tomada de decisão assertiva. 

É claro que a escolha pelo melhor CRM para academia depende daquilo que faz mais sentido para o seu negócio. No entanto, recomendamos que você faça um teste para avaliar aquilo que o Sistema Tecnofit pode oferecer para a sua empresa.

Os recursos desse sistema de gestão foram desenvolvidos de forma personalizada para acompanhar cada etapa dos possíveis clientes de uma academia, com o objetivo de encantar e fidelizar os alunos. 

Esperamos que este artigo tenha contribuído com a percepção sobre a importância de um CRM para academia. Reforçamos que é interessante avaliar as características dessa funcionalidade para escolher a que mais se encaixa às demandas do seu negócio. Enfim, também é recomendado fazer um teste para entender a experiência, na prática, antes de tomar a sua decisão.